Area riservata: ogni account vede documenti diversi
Da dove
siamo partiti.
Quando un consorzio chiede "un'area riservata per i soci", la richiesta sembra semplice: una login, una cartella, dei file dentro. La complicazione arriva alla seconda domanda, che è sempre la stessa: tutti vedono le stesse cose?
No. Una circolare, un regolamento, un verbale di assemblea riguardano tutti. Il contratto di una singola azienda, il suo estratto conto, la sua pratica riguardano lei sola. E in mezzo c'è una fascia grigia di documenti che riguardano alcuni soci e non altri.
La difficoltà quindi non è proteggere l'area: è decidere e mantenere chi vede cosa, in una struttura che cambia ogni volta che entra o esce un socio.
- Due livelli invece di uno. Ogni documento è comune a tutti oppure legato a un socio preciso. Chi carica sceglie una cosa sola, e non deve ricordarsi di spuntare quaranta caselle.
- Il permesso sta sul documento, non sulla cartella. Spostare un file non ne cambia la visibilità: è l'errore più comune nelle aree riservate fatte con le cartelle condivise.
- Ogni account vede una sola lista, già filtrata. Non esiste una pagina che mostra i documenti degli altri con un lucchetto accanto: quello che non ti riguarda non compare proprio.
- Accessi legati all'azienda, non alla persona. Quando in un socio cambia il referente non si perde lo storico, e quando un socio esce si chiude un accesso solo.
- Nessun file raggiungibile per indirizzo. I documenti non stanno in una cartella pubblica con un nome difficile: passano dal controllo dei permessi a ogni richiesta.
Il caso,
passo dopo passo.
Non è la login, è chi vede cosa
Proteggere un'area con utente e password è la parte facile: la fa qualsiasi sistema. Il lavoro vero comincia dopo, quando bisogna stabilire che il socio A vede il documento 1 e il 2, il socio B vede il 2 e il 3, e il 2 lo vedono tutti.
Con una cartella condivisa questa cosa si regge finché i soci sono cinque. A quaranta diventa una mappa che nessuno tiene più in testa, e prima o poi qualcuno trascina un file nella cartella sbagliata.
Comune a tutti, oppure di uno solo
La scelta di fondo è stata togliere ogni sfumatura: un documento o riguarda tutti, o riguarda un socio preciso. Niente gruppi, niente livelli, niente eccezioni da ricordare.
Sembra una semplificazione brutale ed è il motivo per cui funziona: chi carica un file fa una scelta sola, e quella scelta è difficile da sbagliare. I sistemi di permessi si rompono quando diventano così flessibili che nessuno sa più dire, guardando un documento, chi lo può aprire.
Il permesso inoltre sta sul documento e non sulla cartella che lo contiene: spostarlo non ne cambia la visibilità, che è esattamente l'incidente più comune nelle aree riservate improvvisate.
Qui un errore non è un fastidio
In un consorzio le aziende collaborano ma restano concorrenti: mostrare a una il contratto di un'altra non è un difetto da correggere alla prossima versione, è un danno che non si ripara.
Per questo il controllo dei permessi è sul percorso della richiesta e non solo sull'interfaccia: nessun file è raggiungibile scrivendo il suo indirizzo, e chi non ha diritto a un documento riceve la stessa risposta che riceverebbe se quel documento non esistesse.
Com'è finita
e cosa è cambiato.
Il risultato che conta è una cosa che non si vede: nessun socio ha mai aperto un documento di un altro. In un consorzio dove le aziende sono anche concorrenti fra loro, è l'unico risultato che non ammette eccezioni.
L'altro, più visibile, è che la segreteria ha smesso di mandare allegati per email. Un documento caricato una volta è disponibile a chi di dovere, e resta consultabile: non è sepolto nella casella di posta di qualcuno che nel frattempo ha cambiato lavoro.
- Quello che non ti riguarda non compareNiente elenchi con il lucchetto accanto: ogni account riceve già la sua lista filtrata. Sapere che esiste un documento e non poterlo aprire è comunque un'informazione che non gli spetta.
- L'accesso è dell'aziendaQuando in un socio cambia il referente non si perde lo storico, e quando un socio esce dal consorzio si chiude un accesso solo invece di rincorrere le persone una per una.
I progetti
dove questo pesa.
La storia qui sopra resta senza nome, come ci siamo impegnati a fare. Questi invece sono progetti veri, con il loro indirizzo: lavori in cui lo stesso problema, o il rischio di ritrovarselo, ha deciso come sono stati costruiti.
AIOC Italia
Accademia di naturopatia con corsi online certificati: catalogo dei master, iscrizione, pagamento e area corsisti gestiti tutti dentro il sito.
aiocitalia.itArgedion
Dati e analisi sui titoli di stato venduti in abbonamento, in inglese: categorie di abbonamento, file riservati agli abbonati e pagamento ricorrente con Stripe.
argedion.comAttivi per Star Bene
Ginnastica supervisionata a distanza venduta in abbonamento: questionario iniziale, agenda delle attività, avanzamento e pagamenti ricorrenti con Stripe.
attiviperstarbene.itBrugi B2B
Il portale ordini dei rivenditori Brugi: cataloghi per stagione, assortimenti, agenti con i propri clienti e carrello B2B. Dietro il marchio sportivo, centocinque moduli.
b2b.brugi.itCastello di Montorio
Castello medievale ed ecomuseo sulle colline di Verona: le visite si prenotano e si pagano dal sito, gestito dall'associazione che tiene aperto il castello.
castellodimontorio.itConsorzio Eurobus Verona
Consorzio di una quarantina di aziende di noleggio autobus: un sito unico che presenta una flotta condivisa e smista le richieste ai soci.
eurobusverona.itFenoop
Albo online della federazione degli operatori olistici: discipline, scuole riconosciute, docenti e corsi di aggiornamento, con l'iscrizione gestita dal sito.
fenoop.itPicatrix
Il gestionale dietro le scuole online: rete di venditori, appuntamenti, automazione dei contatti e accorpamento delle sedi. È l'applicativo che i corsisti non vedono mai.
picatrix.itAltri 2 progetti del portfolio rimandano a questa storia: guardali tutti.
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